Facturación
Una factura que dice qué se hizo.
Una línea por cada cosa que hizo el consultorio, el código que le corresponde, y un saldo que no puede contradecir los pagos registrados contra ella.
- Una línea por concepto. Descripción, cantidad, precio y el código CPT o HCPCS del que salió.
- El estado sigue al dinero. Pagada y parcialmente pagada se calculan de los pagos, no se escriben a mano.
- Nada se borra. Una factura cancelada se anula y se conserva, porque los libros de un consultorio no deben perder documentos.
El documento
Qué lleva una factura.
Cada factura tiene su propio número — INV-1042 y así — y ese número no cambia una vez entregado. Debajo: el paciente, la fecha de emisión, una fecha de vencimiento si el consultorio la fija, las líneas, cualquier nota y el nombre de quien la levantó.
Ligada a la consulta de la que salió.
Cuando una factura se levanta desde una consulta conserva ese vínculo, así que la atención y el cargo siguen conectados en lugar de vivir en dos sistemas que hay que reconciliar después.
Los precios salen de su propia lista.
Cada línea apunta a una entrada de Servicios y precios, así que un cambio de precio se hace una sola vez. Un cargo puntual se puede escribir directo en la factura.
Los diagnósticos viven en la factura.
Los códigos ICD-10-CM están en el documento y no se leen de la nota, porque a veces el facturador codifica distinto que el clínico y el registro debe decir qué se envió de verdad.
El vencimiento se calcula, no se marca.
Si la fecha de vencimiento pasó y la factura todavía cuenta para un saldo, está vencida. Nadie tiene que acordarse de marcarla.
Líneas
Cada línea lleva su propio código.
Esta es la parte que decide si una reclamación se acepta. Una línea no es solo una descripción y un precio.
El código y de dónde vino.
CPT o HCPCS, tomado del catálogo de procedimientos y no retecleado, con el sistema de codificación registrado al lado.
Modificadores por línea.
Los modificadores de dos caracteres — 25, 59, LT — pertenecen a la línea, no a la consulta, porque cambian lo que el pagador cubre para ese servicio en concreto. La mayoría no lleva ninguno, y eso es normal.
Cada línea apunta a sus diagnósticos.
Un pagador no acepta “la consulta tenía un diagnóstico en algún lado”. Cada línea de servicio apunta a los diagnósticos que la justifican, que es justo lo que necesita una reclamación.
Cantidad y precio unitario aparte.
Tres de algo a un precio se lee como tres de algo a un precio, y el total de la línea es aritmética y no un número que alguien escribió.
Cómo se codifica en la consulta → · Seguros y reclamaciones →
Estado
El dinero decide en qué estado está.
Hay cinco estados, y solo dos son opinión de alguien.
| Estado | Qué significa | Cuenta para un saldo |
|---|---|---|
| Borrador | Levantada pero aún no entregada al paciente | No |
| Emitida | Entregada, sin recibir nada todavía | Sí |
| Parcialmente pagada | Algo recibido, el resto pendiente | Sí |
| Pagada | Liquidada por completo | No |
| Anulada | Cancelada, y conservada en los libros | No |
Pagada y parcialmente pagada no se escriben. Se calculan de los pagos registrados contra la factura, así que el estado nunca puede contradecir al dinero. Borrador y anulada son decisiones de una persona, y esas se respetan tal cual.
Un saldo es cargos menos pagos y nunca baja de cero. Una factura en borrador, o anulada, no es dinero que alguien deba: se queda fuera del saldo del paciente y fuera del total pendiente del día.
Pagos
Registrados, nunca supuestos.
Cada pago contra una factura es un registro propio: cuánto, por qué método, cuándo llegó, una referencia que el consultorio pueda reconciliar y quién lo anotó.
Cualquier método que acepte el consultorio.
Efectivo, tarjeta, cheque, transferencia, un pago del seguro — y cualquier otro, porque la lista es abierta. Un consultorio siempre tendrá un método que nadie pensó en poner en un menú.
Una referencia para reconciliar.
Un número de cheque, un id de transacción, lo que necesite la contabilidad para casar una línea del estado de cuenta con una línea de la factura.
Un nombre en cada entrada.
Quién registró el pago se guarda con él. El dinero que pasa por un consultorio siempre debería llevar el nombre de alguien.
Los pagos parciales son normales.
Varios pagos pueden estar contra una misma factura, y el saldo y el estado se acomodan solos.
Por qué está hecho así
Libros que un consultorio puede defender.
Dos reglas atraviesan todo esto. La primera: a un estado nunca se le permite contradecir al dinero, porque en el momento en que esos dos pueden separarse, alguien tiene que auditarlos a mano. La segunda: los documentos se anulan en lugar de borrarse, porque una factura cancelada sigue siendo parte de lo que pasó, y unos libros con huecos valen menos que unos libros con correcciones.
El efecto práctico es que el saldo del paciente en su expediente, la cifra pendiente en el panel y las facturas mismas son los mismos números a los que se llegó por tres caminos, no tres totales en los que hay que confiar por separado.