Ponga la regla una vez. El trabajo aparece en una lista.

Qué hace.

Una automatización es una regla que vigila una cosa y escribe una tarea cuando hay algo que hacer. La tarea lleva un nombre, un responsable y una fecha, y aterriza en la misma lista que todo lo demás.

Eso es todo. Una regla nunca escribe en un expediente, nunca compra nada y nunca le manda un mensaje a un paciente.

Las diez reglas.

Las diez vienen encendidas al crear un espacio de trabajo, menos los cumpleaños de pacientes, que espera a que el consultorio la encienda.

• 1
  Recordatorios de citas

  Vigila las citas próximas. Escribe una tarea al día para la recepción, con las personas a quienes recordar.

• 2
  Seguimiento de casos

  Vigila los casos abiertos con fecha de seguimiento. Escribe una tarea para el equipo clínico cuando llega.

• 3
  Seguimiento de referencias

  Vigila las referencias que siguen sin respuesta. Escribe una tarea cuando llega la fecha de seguimiento.

• 4
  Tareas que se repiten

  Escribe la misma tarea cada semana, para que el trabajo de rutina esté en una lista y no en la memoria de alguien.

• 5
  Reposición de inventario

  Vigila las existencias contra su punto de reposición. Propone un pedido cuando algo se acaba.

• 6
  Aprobaciones de compra

  Vigila las solicitudes de compra que esperan una decisión. Se las pone enfrente al gerente de la oficina.

• 7
  Solicitudes a proveedores

  Vigila los pedidos aprobados que aún no tienen proveedor. Escribe una tarea para elegir uno y pedir una cotización.

• 8
  Equipo y revisiones de seguridad

  Vigila las fechas de servicio y las revisiones de seguridad. Escribe una tarea antes de cada una, y la marca Crítica si se pasa.

• 9
  Carga de trabajo del personal

  Cuenta las tareas que ya pasaron su fecha. Lo dice una vez, sin ruido, cuando se acumulan.

• 10
  Cumpleaños de pacientes

  Junta los cumpleaños de la semana en una tarea. No se envía nada; alguien decide qué hacer. Apagada hasta que usted la encienda.

Dos de ellas preguntan primero.

La reposición de inventario y las aprobaciones de compra no escriben una tarea por su cuenta. Esperan en la pantalla de Automatización hasta que una persona abre la propuesta y decide. Nunca se pide nada sin que alguien lo apruebe.

Tres cosas pasan sin regla.

• Una reclamación vuelve rechazada. Se convierte en una tarea Crítica para facturación, con el motivo que dio la cámara de compensación. Vea seguros y la cámara de compensación.
• La aseguradora rechaza una línea. Se convierte en una tarea de apelación, con la fecha límite como vencimiento.
• Un paciente falta a su cita. Se convierte en una tarea de llamada para la recepción, para la siguiente hora.

Dónde se cambian.

Abra Ajustes › Herramientas del propietario y administrador › Automatización. Cada regla es una tarjeta, con cuatro cosas que usted puede cambiar:

• Encendida o apagada. Una regla apagada se deja en paz por completo.
• Cada cuánto mira. Cada hora, cada día o cada semana.
• Qué tan adelante mira. Unos días para recordatorios y seguimientos, hasta tres meses para el equipo.
• Quién recibe la tarea. El propietario, un administrador, el gerente de la oficina, la recepción, el equipo clínico o compras.

Lo que no hace.

Ningún mensaje a un paciente, ni por texto, ni por correo, ni de ninguna otra forma. Ninguna decisión clínica. Ningún cambio en un expediente. Ningún pedido, ningún pago, ninguna firma. Nada sale del edificio: las reglas corren sobre el espacio de trabajo en su propia computadora, y lo que escriben es una tarea en su propia lista.

Dónde encaja esto

Las tareas que escriben estas reglas aterrizan en tareas y notificaciones. Los recordatorios tienen su propia página, y las reglas de reclamaciones vienen de seguros y la cámara de compensación. El panorama completo está en la página de funciones.