Cumplimiento
El reglamento, y la prueba de que lo siguió.
Las políticas dicen qué hace el consultorio. Los procedimientos dicen cómo. Las revisiones de seguridad son la constancia de que alguien de verdad lo hizo, el día que dijo que lo haría.
- Tres lados, un solo lugar. Políticas, procedimientos y revisiones de seguridad, en lugar de una carpeta y una hoja de cálculo.
- Mantenimiento que lo persigue a usted. Una autoclave o un AED que toca revisar se convierte en tarea, no en algo que alguien tiene que recordar.
- Exportable. La política de seguridad escrita sale como un documento que puede entregar a un auditor o a una aseguradora.
HIPAA, en una frase
LogBlues está hecho para los requisitos de HIPAA desde el primer día, con cifrado en su computadora y en el respaldo en la nube, controles de acceso, registros de auditoría y un Acuerdo de Socio Comercial firmado que cubre ese respaldo, y sigue funcionando ante las fallas que otros sistemas no soportan: la app funciona sin internet, cada cambio se guarda al momento, el respaldo se restaura con un botón, y decimos con claridad que el software apoya su cumplimiento en lugar de afirmar que lo hace por usted.
Qué vive en el área de Cumplimiento
Tres listas, una junto a la otra.
El área de Cumplimiento tiene tres entradas en su barra izquierda: Políticas, Procedimientos y Controles de seguridad (las revisiones de seguridad). Cualquiera se puede ocultar con Personalizar. HIPAA, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de Estados Unidos, pide que un consultorio tenga políticas escritas y conserve la prueba de que las sigue. Aquí viven las dos cosas.
Políticas.
Una política es un artículo: un título, una categoría, un resumen de una línea, el texto completo y una nota de revisión como «Se revisa cada trimestre y cuando cambian las guías de consentimiento». Las ocho categorías son Atención al paciente, Seguridad del paciente, Prevención de infecciones, Documentación, Resultados, Medicamentos, Privacidad y Agenda. Los propietarios y administradores agregan una política pegando su texto o subiendo un documento de Word, y pueden cambiar después el título, la categoría, el texto y la nota de revisión. Todo el equipo puede buscar en la biblioteca y filtrarla por categoría.
Incluido
Nueve políticas vienen con cada espacio de trabajo.
Todo consultorio empieza con las mismas nueve, sea cual sea su especialidad, cada una con su calendario de revisión ya escrito: contacto y exploración respetuosos del paciente; identificación del paciente antes de atenderlo; higiene de manos y precauciones estándar; documentación clínica y anotaciones tardías; resultados anormales y seguimiento de ciclo cerrado; conciliación de medicamentos y seguridad en las resurtidas; privacidad al comunicarse y al entregar información; citas perdidas y continuidad de la atención; reconocimiento y escalamiento de emergencias. Consérvelas, reescríbalas para que digan cómo trabaja su consultorio, o reemplácelas.
Los procedimientos, en cambio, vienen por especialidad: más de trescientos en más de treinta especialidades, más una lista corta compartida que recibe todo consultorio. Un espacio de trabajo dental no empieza con los procedimientos de una clínica de venas.
Procedimientos.
Un procedimiento es algo que el consultorio hace por un paciente, con lo que necesita antes y después: el nombre, un código interno, una categoría (consulta, diagnóstico, tratamiento, quirúrgico, terapia o seguimiento), los minutos habituales, y las notas de preparación, pasos clínicos y seguimiento.
De una fecha a una tarea
Cómo una fecha de mantenimiento se convierte en tarea.
El equipo vive en Inventario con una ubicación, un estado, un número de serie, una fecha del próximo mantenimiento y una fecha de la próxima calibración. La pantalla de Inventario marca bajo Mantenimiento pendiente todo lo que vence en los próximos treinta días.
Una regla incluida, Mantenimiento de equipo, convierte esas fechas en trabajo. Está activa desde el primer día, corre cuando se abre LogBlues y cada hora después, y mira treinta días hacia adelante (ajustable de uno a noventa). Por cada fecha de mantenimiento o calibración dentro de esa ventana crea una sola tarea, «Service» o «Calibrate» más el nombre del equipo, con la ubicación y la fecha en los detalles, asignada al responsable de la regla (Gerente de oficina al inicio) y con vencimiento al día siguiente. Una fecha ya pasada hace la tarea Crítico; si no, es Rutina. Una fecha genera una tarea, nunca un duplicado, y la tarea dice que la creó LogBlues. Aparece en Tareas y en el panel como cualquier otra, y se cierra de la misma manera.
Las revisiones de seguridad lo persiguen de otra forma: se marcan en su propia pantalla, y el aviso de revisar pronto y el conteo de revisiones pendientes son lo que llama su atención.
Revisiones de seguridad.
Una revisión de seguridad es un equipo que tiene que funcionar el día que se necesita: un AED (desfibrilador externo automático), el oxígeno de emergencia y lo que usted agregue. Cada una tiene un nombre, una ubicación, un estado (Listo, Revisión pendiente o Requiere atención), los días entre revisiones, notas, la fecha de la última revisión y la de la próxima. Un clic en el botón de revisado hoy registra la fecha de hoy y fija la siguiente a partir del intervalo. Catorce días antes de vencer, la revisión pasa a «revisar pronto», y la pantalla cuenta cuántas están pendientes. Sólo el personal con acceso para administrar el inventario puede agregar o marcar una revisión; los demás ven la lista sin poder cambiarla.
El carro
El carro de emergencia, inspeccionado y firmado.
Un carro de emergencia es una revisión de seguridad con contenido. Vive en Inventario con un nombre, una ubicación y un número de sello, y cada insumo que lleva está ligado a un artículo del inventario con una cantidad objetivo, así que el carro sabe cuándo le falta algo. Inspeccionarlo es una lista corta: el número de sello, sello intacto y coincidente con el registro, contenido en su cantidad objetivo, fechas de medicamentos e insumos revisadas, equipo de emergencia listo, y notas. Al guardar se escribe un registro con fecha, con el nombre de la persona con la sesión abierta y un estado de Listo o Requiere atención, y el carro conserva su historial de inspecciones. Si no está listo, LogBlues crea en el momento una tarea de reabastecimiento, para el día siguiente.
La bitácora
La bitácora de seguridad, y lo que ve un auditor.
La pantalla de Seguridad lleva una bitácora llamada Actividad de seguridad: todo lo relacionado con la seguridad que ha ocurrido en esta computadora, lo más reciente primero, cada línea con un tipo, un título, los detalles y la hora. Registra cada exportación (un archivo de respaldo, un resultado guardado como PDF, impreso o enviado por correo, una carta impresa, un archivo de reclamación generado), un espacio de trabajo restaurado desde un respaldo, un resultado protegido abierto o verificado, cada cambio en un ajuste de seguridad incluida la decisión de no bloquear nunca la pantalla, el envío de reclamaciones activado o desactivado, pacientes importados o una importación deshecha, una grabación de consulta iniciada, códigos de recuperación generados, y un inicio de sesión o una cuenta eliminados.
La bitácora guarda los últimos quinientos eventos y viaja con el espacio de trabajo cifrado, así que sobrevive a un reinicio. A su lado, Sesiones y dispositivos muestra todos los lugares donde LogBlues está abierto, y los propietarios y administradores pueden cerrar cualquier sesión. Los propietarios y administradores son quienes leen la bitácora.
En papel
Exportar para un auditor o una aseguradora.
La bitácora de seguridad.
Exportar la auditoría en CSV guarda toda la bitácora como un archivo de hoja de cálculo con cuatro columnas: fecha y hora, tipo, título, detalle. La exportación misma queda escrita en la bitácora.
La política de seguridad escrita.
Exportar la política de seguridad guarda un documento de Word que describe los controles de seguridad que usa LogBlues. Entréguelo a quien pregunte cómo protege el software los registros.
Políticas como documentos.
Una política subida como documento de Word queda adjunta por su nombre, así que el texto aprobado es el archivo que usted ya tiene.
Reportes.
Todo lo que hay en Reportes se exporta a Excel o CSV.
El Acuerdo de Socio Comercial está en la página de HIPAA; lo firmamos con cualquier consultorio que lo pida, gratis.
Muéstreme
Inspecciones y días de acreditación.
La visita de un inspector, una aseguradora o un organismo acreditador es una serie de preguntas de «muéstreme». Muéstreme su política de prevención de infecciones: abra Políticas y filtre por categoría. Muéstreme que se revisó el AED: la tarjeta dice dónde está, cuándo se revisó por última vez y cuándo toca la siguiente. Muéstreme la bitácora del carro de emergencia: el historial de inspecciones, con fecha, nombre y número de sello en cada línea. Muéstreme quién exportó datos de pacientes este año: la bitácora de seguridad como hoja de cálculo, ordenada por tipo. Nada de esto es una acreditación. Es la evidencia con fecha que pide un revisor, lista sin buscar en un archivero ni en una bandeja de correo.
Sigue siendo suyo
El trabajo de cumplimiento que LogBlues no hace por usted.
HIPAA pone sus obligaciones sobre el consultorio, no sobre su software. LogBlues ayuda con cada una de estas y no puede hacerlas por usted.
Capacitación.
El personal debe capacitarse en las políticas, y la capacitación debe quedar registrada. La biblioteca le da el texto vigente; la capacitación la imparte usted.
El análisis de riesgos escrito.
La Regla de Seguridad pide a cada consultorio el suyo. Nosotros publicamos cómo protege el software los registros; el análisis de su consultorio lo escribe usted.
Las salvaguardas físicas.
Cifrado de disco activado, pantallas bloqueadas al alejarse, máquinas que no salen del edificio.
Acuerdos con cada proveedor
que toca información de pacientes, no sólo con nosotros: un servicio de facturación, una cámara de compensación, un proveedor de correo.
Nombrar a un responsable, y leer la bitácora.
Alguien queda nombrado responsable de privacidad y seguridad, y alguien lee la bitácora de seguridad con regularidad.
Notificación de brechas.
Si sale información de pacientes sin proteger, el consultorio avisa a los pacientes afectados y al Departamento de Salud y Servicios Humanos dentro de los plazos de la regla. La bitácora le da el quién y el cuándo para empezar.
La división completa está en Cómo cumple LogBlues con HIPAA, y la lista HIPAA es la versión corta para ir marcando.
Un ejemplo
Un mes en el área de Cumplimiento.
Un ejemplo, no un cliente: un consultorio con dos proveedores y una gerente de oficina.
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1
Semana uno
La gerente lee las nueve políticas incluidas con los proveedores, reescribe la política de citas perdidas para que diga cómo llama de verdad la recepción, y sube el aviso de privacidad del consultorio como documento de Word. Agrega dos revisiones de seguridad, el AED cada treinta días y el oxígeno cada catorce, y le pone a la autoclave en Inventario su próxima fecha de mantenimiento.
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2
Semana dos
La regla de Mantenimiento de equipo ve la fecha de la autoclave a treinta días y pone «Service autoclave» en su lista de tareas, marcada Rutina. Ella agenda al técnico y cierra la tarea cuando ya vino.
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3
Semana tres
La revisión del oxígeno pasa a revisar pronto; la enfermera la marca como revisada hoy y la siguiente fecha se corre catorce días. Se inspecciona el carro de emergencia: sello intacto, dos artículos por debajo del objetivo, así que queda en Requiere atención y aparece una tarea de reabastecimiento, para mañana.
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4
Semana cuatro
Un proveedor imprime una carta de referencia y guarda un resultado como PDF para un especialista; las dos cosas van a la bitácora de seguridad. El propietario lee la actividad del mes en cinco minutos y exporta la bitácora para el expediente. Nadie tuvo que acordarse de nada. Todo quedó escrito el mismo día.
Lo que esto no es.
No es una certificación, y por sí solo no vuelve cumplido a un consultorio. Es el lugar donde vive la evidencia, para que cuando alguien la pida la respuesta sea un registro y no una búsqueda en el correo.